Später einsteigen

Sind Sie schon mal später dazugestossen? Zu einer Gruppe, einem Meeting, einem Projekt? Und, wie ist Ihre Strategie? Sind Sie jemand, der sich gleich zu Wort meldet und erkundigt, was bisher besprochen wurde? Oder schauen und hören Sie erst mal zu, finden sich ein ins Thema und ins Team, und haken dann nach? Falls Sie zur zweiten Sorte gehören, kann es Ihnen leicht passieren, dass Sie in diese Projektfalle tappen.

Jeder von uns hat eine bestimmte Art, ein Projekt zu starten.

Der eine macht als erstes Listen und Übersichten, der zweite richtet erst den SharePoint ein, der dritte setzt sich erstmal mit den Team-Mitgliedern zusammen, um sie kennenzulernen. Wenn wir also später dazustossen, liegt der Verdacht nahe, dass unser Vorgänger/unsere Vorgängerin nicht zu 100% mit unserem eigenen Vorgehensmodell gestartet ist. Jeder, der schon mal die Präsentation eines anderen selbst halten sollte und sich über die Strukturierung gewundert hat, kann das nachfühlen.

Eigentlich müssten wir bei der Übernahme des frei gewordenen Jobs erstmal eine Bestandsaufnahme machen.

Was steht schon, wo stehen wir, wer macht was, wie stehen wir in Bezug auf die Timeline. Und was fehlt mir? Mir so ganz persönlich, für mein Vorgehensmodell.  Dummerweise kommen wir nicht auf der grünen Wiese in diesen neuen Job. Das Projekt ist schon am Laufen, manchmal kurz vor einem kritischen Meilenstein. Wir nehmen sofort Schwung auf, bringen uns ein, dann geht die Einarbeitung auch ganz schnell.

Oft übersehen wir dabei, dass kritische Elemente fehlen.

Klar hat der Kollege/die Kollegin ein einheitliches Template ausgegeben für den Status Report. Dass trotzdem jeder Teilprojektleiter den Detailgrad anders interpretiert und der Report dadurch massiv nachbearbeitet werden muss, fällt uns erst auf, als wir ihn abgeben müssen. Mist! Und wieso gibt es hier keine zentrale Übersicht über (suchen Sie sich etwas aus: Anwesenheiten, Job Profile, Zuständigkeiten, Kostenstellen/Buchungselemente, Kontaktdaten, wichtige Ansprechpartner aus angrenzenden Abteilungen, …)? Wenn es im administrativen Bereich fehlt, kostet das Zeit.

Wenn es in kritischen Projektfaktoren fehlt, kostet das den Projekterfolg.

Die Annahme, dass der Kollege/die Kollegin alles „ordungsgemäß“, soll heißen nach unseren Vorstellungen zu Beginn des Projektes gemacht hat, mag höflich sein. Hilfreich ist sie nicht.

Wenn Sie später einsteigen, nehmen Sie sich die Zeit und prüfen Sie sachlich: Finde ich alles, was ich selbst aufsetzen würde? Was fehlt? Was ist nicht in dem Zustand, den ich erwarte, oder den ich selbst herstellen würde? Was hat Priorität? Worauf kann ich (noch) verzichten, was brauche ich ganz dringend? Erst mit den Ergebnissen dieser Prüfung können Sie Ihrem Kunden oder Ihrem Chef zusagen, dass Sie zu einem bestimmten Termin einen Bericht, eine neue Planung oder das überarbeitete Budget abgeben können.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihre Projekte!

 

Folge 3 der Serie „Project Success Trap of the Week – Beliebte Fallen auf dem Weg zum Projekterfolg“.

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