In vielen Unternehmen sind mittlerweile alle Mitarbeiter zu Hause und arbeiten im Homeoffice. Diejenigen, die schon häufig virtuell zusammengearbeitet haben, zum Beispiel in internationalen Teams, kennen die Situation und haben auch das Rüstzeug, um nahtlos mit dem Team weiterzuarbeiten. Für alle anderen gibt es hier die wichtigsten Tipps, um die Arbeit auch ohne persönlichen Kontakt am Laufen zu halten.

 

Was brauchen Sie, um die Projektarbeit an verteilten Standorten erfolgreich fortzusetzen?

1. die richtige Einstellung

2. Werkzeuge und Technologie

3. offene Kommunikation

 

1. die richtige Einstellung

Die richtige Einstellung bedeutet hier:

Sich mit Mut und Experimentierfreudigkeit in eine neue Situation begeben.
Go with confidence in the team and your own creativity
Deal with the group with openness and a willingness to learn
Not putting yourself and the team under too much pressure

Especially where it was previously a strict attitude not to allow a home office, there are often reservations about the new situation. Will the employees also do their job? How do I know that they have really worked? How will I know if someone is not doing anything? How do I make sure that I notice in time if something is getting out of hand?

Seien Sie sich Ihrer eigenen Vorbehalte bewusst und sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber. Gelegentlich übernehmen wir selbst unbewusst deren Haltung und gehen davon aus, dass sie viel kritischer sind, als wir es sind. Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihr Chef viel entspannter ist, als Sie dachten. Schließlich sitzen wir alle im selben Boot.

Sprechen Sie das Thema auch im Team an - sagen Sie offen, welche Informationen Sie als Projektmanager/Projektleiter brauchen, um ein gutes Gefühl bei der Sache zu haben. Und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie zu dem Thema stehen. Vielleicht haben sie das gegenteilige Bedürfnis, wollen Ihnen zeigen, dass sie fleißig sind und auch zu Hause etwas tun.

Generell gilt: Sie müssen sich nicht alles selbst einfallen lassen. Nutzen Sie die Kreativität der Gruppe und sammeln Sie Vorschläge für die neue Art der Zusammenarbeit.

Vertrauen Sie darauf, dass Sie auch in dieser Situation in der Lage sein werden, die Arbeit zu erledigen. Sie müssen vielleicht ab und zu etwas kreativer in der Kommunikation sein, aber Sie wären nicht im Projektmanagement, wenn Sie keine Herausforderung mögen würden 😉 .

 

2. Werkzeuge und Technologie

Im Projekt brauchen Sie vor allem Mittel und Wege, um sich mit Ihrem Team darüber abzustimmen, was zu tun ist und woran gerade gearbeitet wird. Sie müssen den Status der Dinge kennen, um dem Management und dem Kunden Informationen zur Verfügung stellen zu können. Sie wollen Ihr Team bei der Stange halten, auch wenn die ganze Welt verrückt spielt, und die Teamarbeit mit gemeinsamen Plänen, Dateien und Dokumenten organisieren. Und nicht zuletzt müssen Sie in der Lage sein, neue Risiken für Ihr Projekt einzuschätzen und zu bewerten.

Die wesentlichen Werkzeuge, die Sie dafür brauchen, sind eine klare Meeting-Struktur, eine gute Kommunikation (mehr dazu unter 3.) und die entsprechende technische Ausstattung.

 

Telefon- und Webkonferenzen

Telefon- und Webkonferenzen sind das Medium, das Sie jetzt am häufigsten nutzen werden, um mit Ihrem Team, Dienstleistern und Kunden zu kommunizieren. Hier können Sie in der Gruppe Präsentationen zeigen, in der Software gemeinsam auf einen Bildschirm schauen, sehen, welcher Teilnehmer gerade spricht und vieles mehr. Mit Video wird das Ganze persönlicher, ohne Video funktioniert es genauso gut. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch kein Conferencing-Tool einsetzen, ist es jetzt an der Zeit, sich schlau zu machen. Die gängigsten Plattformen sind Microsoft Teams (enthalten in Office 365 for Business), Webex, GoToMeeting, Zoom und Skype.

Das Anlegen eines Kontos ist in der Regel kostenlos, sodass Sie und Ihre IT-Experten sich zunächst mit den Einstellungen und Datenschutzoptionen vertraut machen können. Externe Teammitglieder können immer über ihre Mailadresse eingeladen werden. Allerdings gibt es gelegentlich Einschränkungen durch Ihre eigene IT-Abteilung. Klären Sie auch, welche Tools Sie als eingeladener Teilnehmer nutzen dürfen. Ihre Dienstleister haben wahrscheinlich mehrere Plattformen zur Auswahl, weil sie mit verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten und solche Einschränkungen bei ihren Kunden kennen.

Als besondere Aktion während der Corona-Krise bieten GoToMeeting und Webex derzeit kostenlose Pakete an (GoToMeeting für öffentliche Einrichtungen, Einrichtungen des Gesundheitswesens und Bildungseinrichtungen, Webex für alle Kunden ein bis vier Monate kostenlosen Zugang, je nach Paketauswahl). Zoom bietet regelmäßig ein kostenloses Basispaket für Webkonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern an. Die Info über den kostenlosen Account ist nicht ganz einfach zu finden, hier ist der Link.

Zugriff auf freigegebene Dateien

Ein gemeinsames Datei-Repository hatten Sie hoffentlich schon vor Corona, so dass hier nicht viel geändert werden muss. Möglicherweise gibt es aber Zugriffsrechte, die dafür sorgen, dass auf Dateien nur aus dem Firmennetzwerk zugegriffen werden kann. Das sollten Sie jetzt überprüfen - entweder Sie öffnen die Zugriffsrechte, oder Sie definieren einzelne Personen, die den Dateiverwaltungsdienst übernehmen.

Variante 1: Eine zentrale Person bekommt alle Änderungen per E-Mail zugeschickt und integriert die neuen Versionen in eine neue Version. Beispiel: Der Projektassistent oder das PMO übernehmen den Integrationsdienst.
Variante 2: jede Datei oder jedes Thema bekommt einen Verantwortlichen im Team, der der zentrale Ansprechpartner für diese Datei ist. Dann haben Sie den Dateiverwaltungsdienst nicht zentral, sondern dezentral organisiert. Beispiel: Kollege Müller übernimmt das Berechtigungskonzept, Kollege Meier die Personalplanungsakte.
Wo eine gemeinsame Serverstruktur noch nicht existiert, schaffen Dienste wie Dropbox Abhilfe. Klären Sie unbedingt mit Ihrer IT- und Rechtsabteilung, welche Sicherheits- und Verschlüsselungsregeln Sie einhalten müssen, damit dem unbefugten Zugriff nicht Tür und Tor geöffnet werden.

 

Terminplanung

Auch hier sollte sich eigentlich nicht viel an Ihrer Art der Zeitplanung mit Terminen, Meilensteinen, Sprintdauern und ähnlichem ändern. Dennoch lohnt es sich, einen Blick auf Ihre geplanten Termine und Pufferzeiten zu werfen. Sofern Sie nicht ohnehin Ihren gesamten Projektplan überarbeiten müssen, sind dies die wahrscheinlichsten Anpassungen.

Prüfen Sie mit allen Teammitgliedern, ob sie die geplanten Termine einhalten können. Denken Sie an langsame Internetleitungen, Herausforderungen im Zeitmanagement der Eltern bei gleichzeitiger Kinderbetreuung und ungewohnte Arbeitsabläufe mit Online-Tools. All diese Faktoren können einen halben Tag produktiver Arbeit in zwei Tage des Wartens auf Dateizugriffe und Ladezeiten verwandeln.

 

Projektberichte, Status und Reporting

Genau wie vor der Home-Office-Phase müssen Sie in der Lage sein, Ihren Projektstatus zu organisieren, Ihrem Management und dem Kunden Bericht zu erstatten und neue Risiken für Ihr Projekt abzuschätzen und zu bewerten.

Verlegen Sie regelmäßige Besprechungen online - wenn noch kein Videokonferenz-Tool im Einsatz ist, reicht vorerst eine Telefonkonferenz. Kommunikation ist jetzt wichtiger als das perfekte Tool.

Klären Sie spätestens jetzt mit den Projektverantwortlichen (Kunde, Geschäftseinheit), welche Auswirkungen die Corona-Krise auf Ihr Projekt hat. Wird sich der Zieltermin verschieben? Ist das Budget in Frage gestellt? Verschieben sich die Prioritäten insgesamt?

Auch hier lautet der allgemeine Ratschlag für die Krisenkommunikation: Seien Sie offen gegenüber Ihrem Team. Machen Sie deutlich, was Sie bereits wissen und was nicht. Bitten Sie Ihren Projektsponsor, an der Teambesprechung teilzunehmen und das Team selbst zu informieren sowie alle Fragen zu beantworten, die es haben könnte.

 

3. Offene Kommunikation 

Klare Meeting-Struktur

Wahrscheinlich haben Sie bereits regelmäßige Statusbesprechungen mit dem Team und Ihrem Kunden. Wenn diese Meetings nicht wöchentlich stattgefunden haben, ändern Sie das jetzt. Führen Sie einen wöchentlichen Jour fixe ein. Wenn die Intervalle größer werden, verliert das Team den Zusammenhalt und die Richtung, weil die kleinen Updates während der Kaffeepause fehlen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um einen täglichen Checkpoint zu starten. Ähnlich wie beim Daily Scrum ist dies der Statusaufruf für alle und der Kickstart in den Arbeitstag. So haben Sie einen Überblick, wie die Arbeit voranschreitet und gleichzeitig einen Einblick in die aktuelle Stimmung im Team. Der Checkpoint kann kurz sein (15-30 min) und stellt sicher, dass jeder weiß, was heute auf der Agenda steht.

Fragen Sie Ihr Team, welche zusätzlichen Bedürfnisse es für die Gemeinschaft gibt. Legen Sie vielleicht eine regelmäßige Zeit am Nachmittag fest, zu der sich jeder einwählen kann, aber niemand muss. Getreu dem Motto: Wer da ist, ist da. Dann können Sie aktuelle Neuigkeiten austauschen, vielleicht zwischendurch eine technische Frage beantworten oder das Zitat des Tages mit der Gruppe teilen. Wie gesagt, besprechen Sie es im Team und lassen Sie sich überraschen, welche Vorschläge kommen.

Das Gleiche gilt für den Kunden. Auch hier ist Beziehungspflege und Kontakthalten das Stichwort des Tages. Melden Sie sich hin und wieder direkt bei Ihrem Ansprechpartner. Je nach seiner Verfügbarkeit bietet es sich auch an, einen kurzen täglichen oder zweitägigen Checkpoint einzurichten. Der Termin kann für 15 oder 30 Minuten angesetzt werden. Wenn es nichts zu besprechen gibt, dauert das Telefonat 5 Minuten. Andernfalls legen Sie eine feste Zeit fest, von der Sie wissen, dass Ihr Kunde für ein Gespräch mit Ihnen verfügbar ist. So stellen Sie sicher, dass Sie sich eng abstimmen und alle neuen Entwicklungen auf der einen oder anderen Seite direkt angesprochen werden können.

 

Das Telefon ist Ihr Freund

Als Projektmanager/Projektleiter oder Führungskraft werden Sie jetzt mehr telefonieren müssen. Die Einzelgespräche mit Ihrem (Projekt-)Kunden, einem Mitarbeiter, der Ihre Hilfe braucht, einer anderen Abteilung, von der Sie Unterstützung benötigen, fallen nicht weg. Und das schnelle Vorbeikommen, um Akzente zu setzen oder dem Kunden ins Gesicht zu schauen, fällt weg.

Wenn die persönliche Anwesenheit wichtig ist, z. B. bei kritischen Fragen und Konflikten, verwenden Sie Videokonferenzen. Die meisten (Webex, Zoom, Skype) bieten eine kostenlose Option für einzelne Benutzer an. Erkundigen Sie sich unbedingt bei Ihrer internen IT-Abteilung, welche Tools Sie verwenden können. Meistens ist ein Tool für das Unternehmen festgelegt und der Zugriff als Teilnehmer auf andere Tools ist eingeschränkt. Dies wird vor allem bei unternehmensübergreifenden Webkonferenzen zu einer Herausforderung.

Es bleibt Ihnen also in jedem Fall das gute alte Telefon für Ihre Einzelgespräche. Nutzen Sie das, rufen Sie Ihre Teammitglieder einzeln an, nur um zu hören, wie es ihnen geht. Machen Sie es zu einem sozialen Anruf, trinken Sie einen virtuellen Kaffee zusammen. Was unter Profis im Online-Geschäft üblich ist, kann in Ihrem Unternehmen für hochgezogene Augenbrauen sorgen. Lassen Sie sich nicht irritieren, erzählen Sie ein wenig von sich und halten Sie den Anruf kurz. Fügen Sie hinzu, dass Sie nur anrufen. Sie wollen niemanden aushorchen oder nachfragen. Nach ein paar Telefonaten wird die Spannung (hoffentlich) nachlassen und Sie können entspannt miteinander plaudern.

Und wenn Sie wirklich wissen wollen, wie der Status ist, dann sagen Sie es. Aber das ist ein anderer Gesprächsstarter als "Ich wollte nur hören, wie es Ihnen geht"! Fragen Sie, wie der Status von XY ist, oder wie der Mitarbeiter vorankommt.

 

Online-Meetings brauchen Moderation

Sobald Sie mehr als einen Teilnehmer in Ihrem Online-Meeting haben, müssen Sie die Kommunikation regeln. Wie ein Verkehrspolizist, wenn die Ampeln aus sind, müssen Sie dafür sorgen, dass nicht alle gleichzeitig losfahren - Entschuldigung, anfangen zu reden -. Als Diskussionsleiter oder Moderator ist es Ihre Aufgabe, für einen guten Verlauf des Meetings zu sorgen.

Alles, was Sie über Mäßigung im persönlichen Umgang wussten, wenden Sie jetzt an. Nur noch deutlicher und bewusster. Denn wenn Online-Konferenzen nicht klar strukturiert und moderiert werden, fangen viele Menschen schnell an, außer der Reihe zu reden oder verlassen genervt das Gespräch. Beides ist ineffektiv. Hier ist Ihre Checkliste für die Vorbereitung effektiver Online-Meetings, damit Ihnen das nicht passiert. Der ausführliche Leitfaden folgt in den nächsten Tagen.

Zu den Kommunikationsregeln gehört es, die Teilnehmer zu bitten, ihre Mikrofone stumm zu schalten. Andernfalls haben Sie Hall oder Echo in der Leitung, und alle Teilnehmer hören die Hintergrundgeräusche vom Tastaturklappern bis zur Kaffeemaschine. Je nach Webkonferenz-Plattform können Sie dies als Einstellung in den Voreinstellungen für Ihr Meeting speichern. Sofern Sie nicht gerade ein Seminar mit 50 Teilnehmern veranstalten, sollten Sie es jedem Teilnehmer selbst überlassen, wann er sein eigenes Mikrofon freischaltet, wenn er sich in das Gespräch einschalten möchte.

Denken Sie daran, zu visualisieren, was besprochen wird. Das können Sie ganz einfach in OneNote, Word, Pages, Excel oder PowerPoint machen und es den Teilnehmern zu jedem Tagesordnungspunkt zeigen. Dann wissen alle, was Sie notiert haben, dass ihre eigenen Punkte gehört wurden und dass sie ihr eigenes Verständnis im Protokoll wiederfinden werden. Da Sie kein Flipchart haben, das jeder sehen kann, während er Ihrer Präsentation folgt, sollten Sie die Bildschirmpräsentation ab und zu unterbrechen und Ihre Notizen zeigen.

Einige Conferencing-Tools wie Zoom bieten auch eine eingebaute Whiteboard-Funktion, die Sie dafür nutzen können. Zusätzlich gibt es spezielle Plattformen, die digitale Lösungen für Online-Workshops mit gemeinsamer Visualisierung entwickelt haben, z. B. Miro oder Mural.

Nicht zu viele Kommunikationskanäle parallel

Some companies are very experimental when it comes to new apps and platforms for team communication. Sometimes people communicate with customers and team members in parallel via Webex Teams, email, Jabber, WhatsApp, Slack, a project-specific tool and then via telephone. This creates additional challenges for everyone. Don’t get carried away introducing five new tools if you didn’t have one before. One or two will do just fine.

Für diejenigen, die bereits mehrere im Einsatz haben: Konsolidieren Sie die Kommunikationskanäle. Definieren Sie, welche Art von Kommunikation über welchen Kanal läuft (Mittagspausen-Chats über Skype, kurze arbeitsbezogene Rückfragen, die nicht dokumentiert werden müssen, über Jabber, alles andere über das offizielle Projektmanagement-Tool oder per Mail). Und haben Sie den Mut, ein oder zwei der Kommunikationskanäle als nicht relevant für Ihr Projekt zu definieren. Jede unbeantwortete Nachricht, jeder Kanal bedeuten einen zusätzlichen Faktor an Komplexität, der zu Stress führt.

 

Sie kriegen das hin

Wenn Sie Ihr Projekt mit der richtigen Einstellung, geeigneten Tools und offener Kommunikation führen, werden Sie Ihr Projekt auch in der Sondersituation „alle im Home Office“ erfolgreich auf Kurs halten. Haben Sie Fragen zur Projektleitung im Home Office? Melden Sie sich bei uns, wir unterstützen Sie gerne!

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