„Die wissen, was ich meine. Ist doch eh klar. Jetzt hab ich’s schon dreimal gesagt! Die wissen doch, was ich von ihnen will.“ So oder so ähnlich klingen viele Projektleiter und Führungskräfte.
„Wieso sollte ich meinem Team diese Woche schon wieder denselben Text reindrücken wie letzte Woche? Wir haben schließlich eindeutige Prozesse, feste Zuständigkeiten und klare Verantwortlichkeiten.“ So oder so ähnlich lautet die Antwort, wenn ich anrege, die wichtigsten Spielregeln nochmal anzusprechen.
Sie haben klare Zuständigkeiten und Prozesse
Wieso sitze ich dann immer wieder in Besprechungen, in denen Aussagen fallen wie „Ich glaube, das hatte Kollege X vorbereitet. Muss mal Kollege Y fragen, wer da gerade dran ist.“ Wie war das mit festen Zuständigkeiten? „Nein, das hatten wir doch für das nächste Release geplant. Wird das jetzt vorverlegt? Wieso hat mich niemand informiert?“. Wie war das mit dem eindeutigen Prozess für Status-Updates?
Wundere nur ich mich darüber, dass in wöchentlichen Status-Besprechungen mit derselben Gruppe jedes Meeting eine neue Dynamik entfaltet und gänzlich andere Themen besprochen werden? Wieso sagen mir Projektleiter, dass die Priorisierung der Aufgaben vom Team selbst übernommen wird – und die besagten Team-Mitglieder verweisen an den Projektleiter?
Ist doch eh klar, oder?
In Projekten haben wir eben auch sportliche Timelines, technische Probleme, ad-hoc Meetings zur Klärung von Incidents, interne Team-Meetings, ungeplante Ausfälle von Systemen und Kollegen, und eigentlich eh schon viel zu viel zu tun. Wenn meine Team-Mitglieder wacker dreizehn Prio 1-Themen pro Tag bewältigen, darf ich ihnen schon mal zumuten, dass ich sie an die grundlegenden Prozesse und Absprachen erinnere. Im Gegenteil, ganz oft bedanken sich die Gruppe für den festen Rahmen, für die Erinnerung an den regelmäßigen Ablauf, für die Struktur, die ihnen eine klare Gesprächsleitung gibt.
Wiederholung bringt Struktur
Wiederholung bringt Ruhe. Wiederholung bringt Entlastung. Wir können uns anlehnen an den immer gleichen Ablauf. Und die Erinnerung daran, dass es einen festen Fahrplan gibt, wer was wann an wen weitergibt und berichtet, bringt Ruhe ins Team.
Übrigens, die meisten Auftraggeber und Projektkunden bevorzugen strukturierte Wiederholungen. Die regelmäßige Agenda, der feste Rahmen für Workshops, Berichte und Meetings geben ihnen Orientierung und Übersicht. Erinnern Sie sich daran, dass der Terminkalender eines Executive aus einer Serie von Meetings, Telefonaten und Einzelgesprächen besteht. Wenn Sie zu Beginn Ihres Workshops klar aussprechen, warum heute alle da sind und was das Ziel der Veranstaltung ist, hilft das allen Beteiligten dabei, sich auf das Thema zu fokussieren.
Im Zweifel für mehr Klarheit
Scheuen Sie sich nicht vor Wiederholungen. Manche Dinge müssen in jedem wöchentlichen Meeting angesprochen werden. Oder wird in Ihrem Unternehmen die Urlaubsliste ohne Aufforderung gepflegt?
Folge 5 der Serie “Project Success Trap of the Week – Beliebte Fallen für Ihren Projekterfolg”.