März 19

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Projektleitung im Home Office – So geht’s

By Angelika Collisi

März 19, 2020

Projektleiter / Projektleiterin, Projektmanager / Projektmanagerin, Projektorganisation, Zusammenarbeit

 

In vielen Unternehmen bleiben jetzt alle Mitarbeiter zuhause und arbeiten im Home Office. Wer bisher schon häufig virtuell zusammen gearbeitet hat, zum Beispiel in internationalen Teams, kennt die Situation und hat auch die Tools, um nahtlos mit dem Team weiter zu arbeiten. Für alle anderen gibt’s hier die wichtigsten Tipps, um auch ohne persönlichen Kontakt die Arbeit auf Kurs zu halten.

 

Was brauchen Sie für eine erfolgreiche Fortsetzung der Projektarbeit an verteilten Standorten?

1. Die richtige Einstellung

2. Tools und Technik

3. Offene Kommunikation

 

1. Die richtige Einstellung

 

Die richtige Einstellung heißt hier:

  • Mit Mut und Experimentierwillen in eine neue Situation gehen
  • Voll Vertrauen in das Team und Ihre eigene Kreativität loslegen
  • Mit Offenheit und Lernwillen mit der Gruppe umgehen
  • Sich selbst und das Team nicht unter zu grossen Druck setzen

 

Gerade da, wo es bisher strikte Haltung war, kein Home Office zu genehmigen, gibt es oft Vorbehalte gegenüber der neuen Situation. Werden die Mitarbeiter auch ihren Job machen? Woher weiß ich, dass sie wirklich gearbeitet haben? Wie bekomme ich mit, wenn jemand nichts tut? Wie stelle ich sicher, dass ich rechtzeitig merke, wenn etwas aus dem Ruder läuft?

Machen Sie sich Ihre eigenen Vorbehalte bewusst und sprechen Sie mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten darüber. Gelegentlich nehmen wir selbst unbewusst deren Haltung ein und vermuten, dass sie viel kritischer sind als wir selbst. Vielleicht stellen Sie dabei fest, dass Ihr Chef/Ihre Chefin das ganze lockerer sieht, als Sie vermutet haben. Schliesslich sitzen wir gerade alle im selben Boot.

Sprechen Sie das Thema auch im Team an – sagen Sie offen, welche Informationen Sie als Projektleiter/Projektleiterin brauchen, um ein gutes Gefühl bei der Sache zu haben. Und fragen Sie Ihre MitarbeiterInnen, wie es ihnen zu dem Thema geht. Vielleicht haben sie das umgekehrte Bedürfnis, Ihnen unbedingt zeigen zu wollen, dass sie auch zuhause fleissig sind und etwas arbeiten.

Generell gilt: Sie müssen nicht alles selbst erfinden. Nutzen Sie die Kreativität der Gruppe und sammeln Sie Vorschläge für die neue Art der Zusammenarbeit.

Vertrauen Sie darauf, dass Sie auch in dieser Situation in der Lage sein werden, Ihre Aufgabe hinzubekommen. Sie werden in der Kommunikation vielleicht ab und zu etwas kreativer sein müssen, aber Sie wären ja auch nicht in der Projektleitung, wenn Sie keine Herausforderung mögen würden 😉

 

2. Tools und Technik

 

Im Projekt brauchen Sie vor allem Mittel und Wege, um sich mit Ihrem Team darüber abzustimmen, was zu tun ist und woran gerade gearbeitet wird. Sie müssen den Stand der Dinge zu kennen, um auskunftsfähig zum Management und zum Kunden zu sein. Sie wollen Ihr Team bei der Stange halten, obwohl die ganze Welt verrückt spielt, und die Teamarbeit mit gemeinsamen Plänen, Dateien und Dokumenten organisieren. Nicht zuletzt müssen Sie in der Lage sein, neue Risiken für Ihr Projekt einzuschätzen und zu bewerten.

Die wesentlichen Tools, die Sie dafür benötigen, sind eine klare Meeting-Struktur, eine gute Kommunikation (dazu mehr unter 3.), und die geeignete technische Einrichtung.

 

Telefon- und Webkonferenzen

Telefon- und Webkonferenzen sind das Medium, das Sie für die Kommunikation mit Ihrem Team, Ihren Dienstleistern und Kunden jetzt am häufigsten nutzen werden. Hier können Sie in der Gruppe Präsentationen zeigen, gemeinsam auf einen Bildschirm in der Software schauen, sehen welcher Teilnehmer/welche Teilnehmerin gerade spricht und vieles mehr. Mit Video wird das Ganze persönlicher, ohne Video funktioniert es auch. Wer in seinem Unternehmen noch kein Konferenztool nutzt, sollte sich jetzt schnellstens schlau machen. Die gebräuchlichsten Plattformen sind Microsoft Teams (in Office 365 for Business enthalten), Webex, GoToMeeting, Zoom, und Skype.

Ein Konto ist in der Regel kostenlos zu erstellen, so dass Sie und Ihre IT-Fachleute sich erstmal mit den Einstellungen und Privatsphäre-Optionen vertraut machen können. Externe Team-Mitglieder können mit ihrer Mail-Adresse immer eingeladen werden. Allerdings gibt es gelegentlich Einschränkungen durch Ihre eigene IT-Abteilung. Klären Sie auch, welche Tools Sie als eingeladener Teilnehmer nutzen dürfen. Ihre Dienstleister haben vermutlich mehrere Plattformen zur Auswahl, weil sie mit unterschiedlichen Unternehmen zusammen arbeiten und solche Einschränkungen bei ihren Kunden kennen.

Als Sonderaktion in der Corona-Krise bieten aktuell GoToMeeting und Webex kostenlose Pakete an (GoToMeeting für öffentliche und Gesundheits-Einrichtungen sowie Bildungsträger, Webex für alle Kunden ein bis vier Monate freier Zugang, je nach Auswahl des Pakets.). Zoom bietet regulär ein kostenloses Basispaket für Webkonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern. Die Infos zum freien Account ist nicht ganz leicht zu finden, hier der Link.

 

Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien

Eine gemeinsame Datei-Ablage hatten Sie hoffentlich schon vor Corona, so dass hier nicht viel geändert werden muss. Eventuell gibt es aber Zugriffsrechte, die dafür sorgen, dass nur aus dem Firmennetzwerk auf die Dateien zugegriffen werden kann. Das sollten Sie jetzt überprüfen – entweder Sie öffnen die Zugriffsrechte, oder Sie definieren einzelne Personen, die den Dateimanagement-Service übernehmen.

  • Variante 1: eine zentrale Person bekommt die ganzen Änderungen zugemailt und integriert die neuen Fassungen in einer neuen Version. Beispiel: Der Projektassistent oder das PMO übernehmen den Integrations-Service.
  • Variante 2: jede Datei oder jedes Thema bekommt einen Verantwortlichen im Team, der oder die die zentrale Anlaufstelle für diese Datei ist. Dann haben Sie den Dateimanagement-Service nicht zentral, sondern verteilt organisiert. Beispiel: Kollege Müller übernimmt das Berechtigungskonzept, Kollegin Meier die Personalplanungsdatei.

Wo noch keine gemeinsam genutzte Server-Struktur existiert, schaffen Dienste wie dropbox Abhilfe. Klären Sie unbedingt mit Ihrer IT und der Rechtsabteilung, welche Sicherheits- und Verschlüsselungsregeln Sie einhalten müssen, damit nicht Tür und Tor für unberechtigte Zugriffe offen stehen.

 

Terminplanung

Auch hier gilt: eigentlich sollte sich nicht viel an Ihrer Art der Zeitplanung mit Terminen, Meilensteinen, Sprint-Dauer und ähnlichem ändern. Trotzdem lohnt es sich, einen Blick in die geplanten Abgabetermine und Pufferzeiten zu werfen. Wenn Sie nicht ohnehin gerade Ihren gesamten Projektplan überarbeiten müssen, sind dies die wahrscheinlichsten Anpassungen.

Klären Sie mit allen Team-Mitgliedern, ob sie die geplanten Abgabetermine einhalten können. Denken Sie dabei an langsame Internet-Leitungen, Eltern-Herausforderungen im Zeitmanagement bei gleichzeitiger Kinderbetreuung und ungewohnte Abläufen mit Online-Tools. All diese Faktoren können dazu führen, dass aus einem halben Tag produktiver Arbeit zwei Tage mit Warten auf Dateizugriffe und Ladezeiten werden.

 

Projektberichte, Status und Reporting

Genau wie vor der Phase im Home Office müssen Sie Ihren Projektstatus organisieren, Ihrem Management und dem Kunden gegenüber auskunftsfähig sein, und neue Risiken für Ihr Projekt einschätzen und bewerten können.

Verlagern Sie regelmässige Termine auf online – wenn noch kein Videokonferenz-Tool in Benutzung ist, geht auch erstmal eine Telefonkonferenz. Kommunikation ist jetzt wichtiger als das perfekte Tool.

Klären Sie spätestens jetzt mit den Projektauftraggebern (Kunde, Geschäftsbereich), welche Auswirkungen die Corona-Krise auf Ihr Projekt hat. Verschiebt sich der Zieltermin? Steht das Budget in Frage? Verschieben sich insgesamt die Prioritäten?

Auch hier gilt der allgemeine Rat zur Krisenkommunikation: Seien Sie offen zu Ihrem Team. Stellen Sie klar, was Sie schon wissen und was nicht. Bitten Sie Ihren Projektauftraggeber, mit in den Team Call zu kommen und das Team selbst zu informieren sowie Fragen der Mitarbeiter zu beantworten.

 

3. Offene Kommunikation

 

Klare Meeting-Struktur

Vermutlich haben Sie bereits regelmässige Status-Meetings mit dem Team und Ihrem Kunden. Wenn diese Termine bisher noch nicht wöchentlich stattfanden, ändern Sie das jetzt. Führen Sie einen wöchentlichen Jour Fixe ein. Wenn die Abstände grösser werden, verliert das Team an Zusammenhalt und Orientierung, weil die kleinen Updates in der Kaffeepause fehlen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um einen täglichen Checkpoint ins Leben zu rufen. Ähnlich wie beim Daily Scrum ist das der Status-Call für alle und der Kickstart in den Arbeitstag. Damit haben Sie gleichzeitig den Überblick, wie die Arbeit vorangeht und einen Einblick in die aktuelle Stimmung im Team. Der Checkpoint kann kurz sein (15-30 min) und stellt sicher, dass alle wissen, was heute anliegt.

Fragen Sie Ihr Team, welche zusätzlichen Bedarfe nach Gemeinschaft da sind. Vielleicht setzen Sie einen regelmässigen Zeitpunkt am Nachmittag fest, zu dem sich jeder einwählen kann, aber niemand muss. Frei nach dem Motto: Wer da ist, ist da. Dann können Sie aktuelle Neuigkeiten austauschen, zwischendurch vielleicht eine fachliche Frage beantworten, oder das Zitat des Tages mit der Gruppe teilen. Wie gesagt, besprechen Sie das im Team, und lassen Sie sich überraschen, welche Vorschläge kommen.

Ähnliches gilt mit dem Kunden. Auch hier ist Beziehungspflege und Kontakt halten das Stichwort der Stunde. Melden Sie sich immer mal wieder direkt bei Ihrem Ansprechpartner/Ihrer Ansprechpartnerin. Je nach seiner oder ihrer Verfügbarkeit bietet es sich auch hier an, einen kurzen täglichen oder zweitägigen Checkpoint aufzusetzen. Der Termin kann für 15 oder 30 Minuten angesetzt sein. Wenn es nichts zu besprechen gibt, dauert das Telefonat 5 Minuten. Ansonsten haben Sie einen festen Zeitpunkt, zu dem Sie wissen, dass Ihr Kunde für Sie zu sprechen ist. So stellen Sie sicher, dass Sie eng abgestimmt sind und Neuerungen auf der ein oder anderen Seite direkt adressiert werden können.

 

Das Telefon ist Ihr Freund

Als Projektleiter/Projektleiterin oder Führungskraft werden Sie jetzt mehr telefonieren müssen. Die Einzelgespräche mit Ihrem (Projekt-) Kunden, einem Mitarbeiter, der Ihre Hilfe braucht, einer anderen Abteilung, von der Sie Unterstützung benötigen, fallen nicht weg. Und mal eben schnell vorbeigehen, um der Sache Nachdruck zu verleihen oder dem Kunden ins Gesicht zu sehen, fällt aus.

Wenn der persönliche Eindruck wichtig ist, zum Beispiel bei kritischen Themen und Konflikten, nutzen Sie eine Videokonferenz. Die meisten (Webex, Zoom, Skype) bieten eine kostenlose Variante für Einzelnutzer. Klären Sie unbedingt mit Ihrer internen IT, welche Tools Sie nutzen können. Meist ist ein Tool für das Unternehmen festgelegt, und der Zugang als TeilnehmerIn zu anderen Tools ist eingeschränkt. Das wird gerade bei unternehmensübergreifenden Web-Konferenzen zur Herausforderung.

In jedem Fall bleibt Ihnen also das gute alte Telefon für Ihre Einzelgespräche. Nutzen Sie das, rufen Sie Ihre Team-Mitglieder einzeln an, einfach so, um zu hören, wie es ihnen geht. Machen Sie einen social call daraus, trinken Sie einen virtuellen Kaffee zusammen. Was bei Profis im Online Geschäft üblich ist, führt in Ihrem Unternehmen vielleicht zu hochgezogenen Augenbrauen. Lassen Sie sich nicht irritieren, erzählen Sie ein bisschen von sich und halten Sie den Anruf kurz. Sagen Sie dazu, dass Sie einfach nur so anrufen. Sie wollen niemanden aushorchen oder kontrollieren. Nach ein paar Telefonaten wird sich (hoffentlich) die Spannung lösen und Sie können entspannt mit einander plaudern.

Und wenn Sie wirklich wissen wollen, wie der Stand ist, dann sagen Sie das. Das ist dann aber ein anderer Gesprächsauftakt als „Ich wollte nur mal hören, wie es Ihnen geht“! Fragen Sie, wie weit der Stand bei XY ist, oder wie der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin vorankommt.

 

Online-Meetings brauchen Moderation

Sobald Sie mehr als einen Teilnehmer/eine Teilnehmerin in Ihrem Online-Meeting haben, müssen Sie die Kommunikation regeln. Wie ein Verkehrspolizist bei ausgefallener Ampel müssen Sie dafür sorgen, dass nicht alle zugleich losfahren – Entschuldigung, losreden. Als GesprächsleiterIn oder ModeratorIn ist es Ihre Aufgabe, für ein gelungenes Meeting zu sorgen.

Alles, was Sie im persönlichen Miteinander über Moderation wussten, wenden Sie jetzt auch an. Nur noch eindeutiger und bewusster. Denn wenn Online-Konferenzen nicht klar strukturiert sind und moderiert werden, reden schnell viele durcheinander oder klinken sich genervt aus dem Gespräch aus. Ineffektiv ist beides. Hier bekommen Sie Ihre Checkliste zur Vorbereitung effektiver Online-Meetings, damit Ihnen das nicht passiert. Der ausführliche Leitfaden folgt in den nächsten Tagen.

Zu den Kommunikationsregeln gehört auch die Bitte, dass die TeilnehmerInnen ihre Mikrofone stumm schalten. Ansonsten haben Sie Hall oder Echo in der Leitung, und alle Teilnehmer hören die Nebengeräusche von Tastaturklappern bis Kaffeemaschine. Je nach Webkonferenz-Plattform können Sie das in den Einstellungen für Ihren Termin als Einstellung speichern. Solange Sie nicht ein Seminar mit 50 Teilnehmern machen, sollten Sie jedem Teilnehmer selbst überlassen, wann er oder sie das eigene Mikrofon wieder entsperrt, wenn er/sie sich am Gespräch beteiligen will.

Denken Sie daran, dass Sie das Besprochene visualisieren. Das können Sie ganz einfach in OneNote, Word, Pages, Excel oder Powerpoint machen und zu jedem Agenda-Punkt den Teilnehmern zeigen. Dann wissen alle, was Sie notiert haben, dass ihre eigenen Punkte gehört wurden und dass sie im Protokoll ihr eigenes Verständnis wieder finden. Da Sie kein Flipchart haben, das alle sehen können, während sie Ihrer Präsentation folgen, sollten Sie immer mal wieder die Bildschirmpräsentation beenden und Ihre Notizen zeigen.

Einige Konferenztools wie Zoom bieten auch eine integrierte Whiteboard-Funktion an, die Sie dafür nutzen können. Zusätzliche gibt es spezielle Plattformen, die digitale Lösungen für Online-Workshops mit gemeinsamer Visualisierung entwickelt haben, z.B. Miro oder Mural.

 

Nicht zu viele Kommunikationskanäle parallel

Manche Unternehmen sind sehr experimentierfreudig, wenn es um neue Apps und Plattformen zur Team-Kommunikation geht. Da wird schon mal parallel über Webex Teams, E-Mail, Jabber, WhatsApp, Slack, ein projektspezifisches Tool und dann noch über Telefon mit Kunden und Team-Mitgliedern kommuniziert. Das schafft zusätzliche Herausforderungen für alle. Lassen Sie sich nicht dazu hinreissen, fünf neue Tools einzuführen, wenn Sie bisher noch keines hatten. Eines oder zwei reichen völlig.

Für alle, die schon mehrere in Gebrauch haben: konsolidieren Sie die Kommunikationskanäle. Definieren Sie, welche Art Kommunikation über welchen Kanal läuft (Mittagspausen-Schnack über Skype, kurze arbeitsbezogene Rückfragen, die nicht dokumentiert werden müssen, über Jabber, alles andere über das offizielle Tool für Projektmanagement oder per Mail). Und haben Sie den Mut, einen oder zwei der Kommunikationskanäle für Ihr Projekt als nicht relevant zu definieren. Jede nicht beantwortete Nachricht, jeder Kanal bedeuten einen Zusatzfaktor an Komplexität, die zu Stress führt.

 

Sie kriegen das hin

Wenn Sie Ihr Projekt mit der richtigen Einstellung, geeigneten Tools und offener Kommunikation führen, werden Sie Ihr Projekt auch in der Sondersituation „alle im Home Office“ erfolgreich auf Kurs halten.

Haben Sie Fragen zur Projektleitung im Home Office? Melden Sie sich bei uns, wir unterstützen Sie gerne!

 

 

 

Angelika Collisi

Über die Autorin

Hallo, ich bin Angelika Collisi. Ich liebe Projekte, Menschen und Ergebnisse. Als Coach begleite ich Führungskräfte, Projekt-Teams und Projektleiter*innen bei der Erreichung ihrer Ziele. Projekterfolg entsteht, wenn das Projektteam effektiv zusammen arbeitet und der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Ich zeige Ihnen, wie das abteilungs- und unternehmensübergreifend gelingt.

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