Manche Entscheidungen sind schwer nachzuvollziehen. So zum Beispiel, weshalb kritische Projekt-Ressourcen eine Woche vor einem Meilenstein in Urlaub sind. Wenn Projektleiter, zuständiger Fachberater oder Kundenbetreuer nicht zur Verfügung stehen, steigt die Belastung für den Rest des Teams. Gerade gegen Projektende, wenn der Zeitdruck wächst und ungeplante Zusatz- oder Reparaturaktivitäten hinzukommen.
Je grösser das Unternehmen, umso wahrscheinlicher der Urlaub
Das liegt an den verteilten Zuständigkeiten. Oft genug haben Mitarbeiter einen fachlichen Koordinator, einen Projekt-Ansprechpartner und zusätzlich einen disziplinarischen Vorgesetzten. Wer entscheidet letztlich über den Urlaub? Die Planung muss abgestimmt sein mit den betrieblichen Belangen. Wer mit erfahrenen Mitarbeitern arbeitet, vertraut auf ihr Urteilsvermögen und darauf, dass sie sich mit allen interessierten Parteien abgestimmt haben. Gute Idee.
Eine Frage der Übersicht
Ebenso sollten wir darauf vertrauen, dass der Projektleiter/die Projektleiterin einen Überblick über die An- und Abwesenheiten der Team-Mitglieder hat. Das ist aber häufig nicht der Fall. Zum einen erfahren Projektleiter häufig erst kurzfristig von den bereits abgestimmten Plänen. Zum anderen führt nicht jeder Projektleiter/jede Projektleiterin eine Übersicht über die verfügbaren Ressourcen. Das allein ist schon eine Projektfalle. Und zum dritten gibt es in manchen Organisationen Vorbehalte, die sensible Information über die persönliche Abwesenheit zu teilen.
Es ist ja eh nie der richtige Zeitpunkt
Auch das ist richtig. In einer Projektorganisation besteht die Hauptaufgabe in der Durchführung von Projekten. Und damit stehen immer wichtige Termine, Meilensteine, Aufgaben an. Deshalb ist vorausschauende Planung so wichtig. Denn mit genügend Vorlauf kann das Projekt die Abwesenheit jeder kritischen Ressource verkraften. Wenn der Projektleiter/die Projektleiterin von der Abwesenheit überrascht wird, ist es in der Regel zu spät, um Vorkehrungen zu treffen.
So vermeiden Sie diese Projektfalle:
- Erstellen Sie eine Übersicht über die Anwesenheit/Verfügbarkeit der Projekt-Ressourcen
- Stimmen Sie sich mit den Linienvorgesetzten und/oder fachlichen Koordinatoren der Projekt-Mitglieder ab, damit Sie beim Thema Urlaubsplanung rechtzeitig informiert werden
- Teilen Sie Ihre Planungen und Planungsannahmen regelmäßig mit dem Projekt-Team
- Erkundigen Sie sich bei den Team-Mitgliedern über geplante Abwesenheiten während der kommenden Wochen oder Monate, je nach Projektlaufzeit
- Denken Sie vor allem am Jahresende an die Regelungen für Resturlaube, Überstundenabbau und ähnliches, die Ihre Team-Mitglieder einhalten müssen
- Treffen Sie rechtzeitig Vereinbarungen für mögliche Vertretungsregelungen, und stellen Sie sicher, dass die Vertreter über das Projekt-Geschehen informiert sind
Ohne Information kein Projekterfolg
Stellen Sie klar, dass Sie als Projektleiter/Projektleiterin einen berechtigten Anspruch auf diese Information haben. Das gilt auch, wenn Sie Externer sind. Sie brauchen weder Inhalte der Abwesenheiten zu wissen (Urlaub, Krankheit, Training), noch sind Sie berechtigt Einspruch einzulegen. Doch Sie können das Projekt nicht zum Erfolg führen, wenn Ihnen kurzfristig bereits eingeplante Ressourcen abhanden kommen.
Folge 18 der Serie “Project Success Trap of the Week – Beliebte Fallen für Ihren Projekterfolg”.